簡報字級 18級

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上一次小小聚講到東西文化上UI設計差異，讓創創剛好想到另一個在職場上常常看到但仍然令人百思不得其解的現象，而這個現像也適度地反應出思維邏輯上的不同，同樣的一邊是熱鬧繽紛，另一邊則是簡約素雅，至於東西方哪一邊是哪一邊，就由客倌兒自己判斷嘍~

大家知道微軟的OFFICE軟體裡頭有四大金鋼，它們分別是有Word、Excel、PowerPoint以及Outlook，這四大金鋼涵蓋了一般辦公室作業會需要的功能，Word負責文書處理、計劃書、DM...等與文字有關的工作，Excel負責計算、財務、統計分析...等與數字有關的工作、Outlook負責收發E-mail、行事曆、通訊錄...等個人溝通事務，而PowerPoint則負責將成果展現給觀/聽眾，而這幾個軟體之間除了Outlook外，功能上都有些許的重疊，也就是有些工作不管是利用Word、Excel或是PowerPoint都是可以做得到的，只是好不好做到以及工作效率上會有所不同，例如Word與PowerPoint同樣是能夠處理文字、圖片、聲音....等元素，於是會看到許多單位做企劃案時捨Word不用而直接在PowerPoint裡大筆一揮就開始將幾十、甚至幾百頁的企劃案洋洋灑灑地寫在PowerPoint裡，由於企劃案要呈現的內容很多，所以字體大小當然就使用了一般常用的12級字，搭配各式說明圖片與圖表看起來好不豐富。但是另人不解的是要寫企劃案這種文字圖片為主的工作，為什麼不交給Word這個專門設計用來處理文字的軟體來作業呢? 不僅僅是在處理文字編排上較為方便，處理起來的效率也比在PowerPoint裡直接繕打要來得有效率多了，要列印出來給其他人員也是使用Word檔會更適合些，因為使用PowerPoint列印出來閱讀唯一只能選擇一張紙列印一張投影片，但是因為投影片是橫式的排版以符合螢幕尺吋(因為PowerPoint主要就是要放在螢幕上看，不是給你印出來看的)，所以閱讀者得把紙張轉90度才能閱讀，這樣不但不好拿也不符合閱讀習慣，所以實在搞不懂為何有人要用PowerPoint來寫企劃書。

或許有人是為了企劃書也有要簡報的需求，所以直接在PowerPoint上寫企劃案，到時候就可以直接簡報，如果真的是這個原因而捨word就PowerPoint，那可真是錯的更離譜了，因為投影片投放在螢幕上看跟放在自己電腦上看或是印在紙上看完全是兩回事，首先作簡報時底下的聽眾是不會有時間逐行閱讀投影片的內容，第一是時間不夠，第二是投影片塞了那麼多資料，字體又只有12級，觀眾想看也看不到，因為字實在是太小了，而簡報之所以為簡報，就是有個講者搭配投影片上的重點將內容透過講者的簡報技巧傳達給聽眾，並引起聽眾的共鳴及興趣，想要進一步聽講者所想要傳達的主題與內容。就某個層面來說簡報就像是一場表演秀，講者是主角，而投影片是輔助主角的配角，如果說講者把要傳達的內容全部打在投影片上，那麼還需要講者嗎? 就讓觀眾自己唸完不就得了。所以說為什麼大家會說賈伯斯是簡報天才，因為他的個人簡報或演講魅力才是將現場眾人目光牢牢吸引住的關鍵。下面貼出了賈伯斯的簡報以及什麼叫作差勁的簡報，大家可以實際比較一下投影片的內容及整場簡報對你的吸引度，很簡單就可以知道什麼樣子的簡報設計才是最有效的。



縱觀整場Ipad2簡報，投影片裡最多不超過6~7行字，99%的內容都由賈伯斯口述外加圖片及影片說明

再來看看這個錯誤簡報的示範影片


1. 不要把所有要講的話都寫在投影片裡
2. 記得要檢查有沒有打錯字
3. 太多的重點等於沒有重點
4. 噁心的背景顏色
5. 數字或資料愈多愈糟糕
6. 太多動畫效果會讓聽眾無所適從
7. 字型別選預設的細明體

最後創創還要加一項，字體大小不要小於18級字。


當然礙於許多人的認知裡投影片內容要愈豐富愈好(連國外都是如此)，如果業主或是上級長官就是這樣的認知，咱們底下的小嘍嘍也只好繼續製作出讓人眼睛會扭到的投影片了。