大家都曾經參加過大大小小的會議，舉凡業務會議、產品開發、行銷專案、客戶專案....等各式各樣不同型態的會議，就創創參與過的經驗中，大部份的會議均不會開會之前就預先設定好開會時間要開多長，也不太會設定開完會所要達成的目標，也因此大部份的會議最後結果是冗長、沒有結論可執行或是開會品質不是很好。因為沒有設定開會的時間長度，所有與會者在沒有會議結束的時間壓力下往往討論著討論著就奱成聊天大會，大家藉開會的機會連絡連絡感情，當然同事間連絡感情是非常重要的，這有助於團隊合作的成功，但是絕對不能拿開會時間來做這檔事，開會的內容最後會變成聊天大會往往就顯示出這家公司同事平日就疏於連絡感情或是沒有時間連絡感情，只好利用難得開會的時間好好話家常一番，結果是不但不利團隊合作更折損開會效率。而會議沒有設定好目標的話就會發生會而不議及議而不決的情況，開會開了好幾個小時的時間，開到最後結論是大家在回去再想想看，這不是在浪費大家寶貴的工作時間嗎?
所以每場會議的主持人是非常重要的，他必須要確保會議在有限的時間內，可以將有限的資源，也就是與會者以及他們寶貴的時間，產生出最大的效用。 另外會議主持人另一件很重要的工作是要以旁觀者的角色來引導會議走在正確的方向上，這裡舉個例子說明在會議中的討論焦點有多麼容易就模糊掉。
主持人：本旦會議討論重點是想請問大家在首次接觸到我們創新網路服務的名稱時，心中的感覺及想法，我先用唸的給大家聽，再寫出來用看的，最後說明產品的功能來聽聽看大家對名稱及產品是否有連結。
主持人唸產品名：XXXX
與會者A：嗯~~~
B：聽不出來是麼東西
C：是做竉物App嗎?
D：沒什麼感覺 E：~~~~~~~(E以下的與會者要不沒意見、沒感覺、沒出聲、沒想法)
主持人寫下產品名：XXXX
與會者A：嗯!好像有點台~~~
B：還是無法體會是做什機的
C：還是像是做竉物App?
D：我也覺得有點台
E：我覺得字型可不可以換一下、X跟X字不太合的感覺、唸起來不順~
F：~~~~~~(E以下的與會者要不沒意見、沒感覺、沒出聲、沒想法)
主持人說明產品功能特色：XXXX
與會者A：喔! 原來是做這個的~~~
B：這有市場嗎?
C：客人要是亂用這個服務損失誰要負擔呢?
D：如果加入信用卡機置就更棒了
E：我還是覺得X跟X字不太合
F：~~~~~~(E以下的與會者各自熱烈地發對這個服務會有的問題、應該加入什麼功能會更好....等，最後大家話匣子一開就停不下來)
此時 主持人心裡OS：我們不是要討論產品名稱嗎?><現在怎麼連產品訂位、產品功能...等都一起納進來討論了，我們沒有時間啦><
這是在會議上常常會發生的情況，雖然過程不盡相同但是往往與會者無法查覺到大家討論的方向已經與原本要討論的主題差了十萬八千里，等到討論完一圈後發現會議時間沒有了的時候，只好囫圇吞棗地做出草率的結論、或是再約下一次會議時間再討論，因此浪費了所有與會者寶貴的時間。在過程中如果會議主持人能適度地將大家討論的方向拉回來那麼會議的效率將會大大提升。
一場公司內部較正式的會議可能還有主持人可以客觀地將大家討論的方向引導到正確的軌道上，如果是沒有主持人的兩人或三、四人小型會議時，最麻煩的是大家的討論已經離題太遠，原本要討論食品安全結是是在討論如何促進加強道德教育，但是所有人都沒有自覺，討論到最後已經忘了為何要講到加強道德教育這件事上。有建設性及有效率的會議成果是公司或專案成功的重要關鍵，千萬確保不要讓會議淪為打嘴炮的場所。
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